平台简介：喀斯玛平台是中科院为方便科研物资交易及管理而搭建的B2B+O2O的第三方电子商务平台。平台与学校财务系统对接，实现了从申报、下单、采购、验收、统一结算全流程管理。将减少中间环节，进一步提升采购效率，“让信息多跑路，老师少跑腿”。目前已在国内高校和科研院所广泛使用。

喀斯玛平台采购流程

一、账号配置及登录

1.1平台角色

采购会员：项目采购经办人。包括校内职工（有经费使用权限的人），和经授权的非校内职工（如团队学生或外聘人员）。

职责：采购和验收，根据需要在平台搜索提交订单，收到商品执行签收。

管理会员：采购流程和结算流程中的管理人员，根据职责不同，可执行如下操作

审批人员—经费负责人负责经费采购审批。

结算员—定期创建结算单，接收核对商家发票，按财务报销要求整理报销材料并提交财务报账。

商家会员：商家自行注册，平台进行资质审核，接到订单后进行发货，定期根据结算单开发票。

1.2账号登录

（1）校内职工登陆学校信息门户后可直接登陆平台。

登陆学校信息门户，在首页的左侧快捷登录“喀斯玛平台”点击进入。

(2) 非校内职工（授权采购者）需要从平台端登陆

从网址www.casmart.com.cn进入平台，点击右上角【注册】，选择“采购会员”填写信息并提交注册，等待平台审核通过后账号激活。

(3) 经费负责人账号首次登录必须完善个人资料完成账号激活：

a.修改邮箱为自己邮箱；

b.课题组部门按照“学院名称-本人姓名”填写（会显示在提交给财务人员的结算明细上，便于区分经费负责人）；

c.地址需要精确到办公室，联系方式必须真实，确保有问题能及时与您取得联系；

d.首次登录请在课题经费号管理处查看经费号是否同步，点击“更新课题经费号”即可。

e.项目负责人还需先行设置签章，作为订单审批凭证。在白纸上用签字笔签名后拍照，在平台个人主页，我的资料“更多设置”中“上传文件”，将签字照片上传。

 

1.3经费授权

对于没有经费的采购人员执行采购前需经费负责人进行经费授权；

经费授权: 经费负责人登录“喀斯玛平台”-“账户管理”-“课题项目经费号”点击后面授权，勾选会员保存即可完成授权；

二、采购流程

2.1搜索及提交订单

在平台首页的搜索栏中，会员可以根据商品名称、货号、CAS号、品牌等不同维度来进行搜索，或者直接搜索供应商店铺。

点击精确搜索可通过商品完整信息搜索，所填写的内容越多，搜索结果越精确；

搜索结果可根据商家、品牌、规格、代理界别等进行二次筛选。可以根据销量、价格进行二次排序。勾选本地供应商将只显示与学校所在地相同的商家商品。

所有商品加购完毕后，可以点击页面最右侧购物车标志进入购物车内，查看规格，数量以及金额无误后即可点击右下角结算按钮提交购物车结算。

初次进入结算页面后，会员需要添加收货人地址信息，选择课题号确认无误后提交生成订单。

 

经费负责人在“待我审批”中看到未审批订单，点击审批后订单生效。

 

2.2验货签收

学校采取照片签收模式，会员通过上传照片完成签收。

在收到商家的货物之后，采购人员需要确认商品无误后，根据学校管理办法先勾选资产属性：固定资产、低值易耗、低值耐用，按照学校验收要求上传验货照片，点击“保存”按钮完成签收。采购人员也可以根据实际到货商品数量来进行分批次签收。低值耐用、固定资产需要按照学校资产管理要求执行入库手续。

三、统一结算

统一结算：该结算方式不需要采购人员整理报销凭证，单独跑财务报账。由专门结算人员负责，定期由未付款验货单生成结算单，收集商家发票，整理报销凭证提交财务报销。采购会员可在系统上查看财务报销情况。

四、常见问题

1.申请售后

如果商品在签收后出现问题，需要联系商家进行售后服务，会员需要在“验货单管理”找到售后验货单，点击最右侧操作栏申请“售后”。

 

 

在售后申请中选择售后方式，写明商品问题并选择需要售后的商品以及数量（售后单是根据验货单生成的，不同验货单的商品需要分开申请），同时通知商家尽快处理。

2.订单状态跟踪

 

（1）全部   所有状态订单都在该管理页面
（2）未审核 未执行采购审批单据。此时订单未生效，商家端无法收到订单
（3）未发货 包含：① 待商家确认  ② 待发货：未发货/未全部发货订单
（4）未签收 包含：① 已确认      ② 已发货
（5）未付款 包含：①未结算：已完成验收，等待结算发起 ②结算中：平台在办理结算业务

（6）已完成 包含：①已结算（订单中全部商品已付款）、交易成功、交易失败的单据

3.如何取消订单

①．订单在未审核状态下，若需要取消订单，可在订单管理—我的订单—订单取消待处理，找到该订单，点击 “取消订单”，则可直接取消订单。

②．商家如若已操作确认，双方协商好后，客户或者商家可以直接申请取消。

采购端:在我的订单里，找到该订单，点击后面的取消，勾选需要取消的商品，提交。

③．商家如若已操作发货，双方协商好同意取消订单后，联系平台右侧在线客服，联系协助取消。

4.下单之后一直未收到商品

①．检查订单是否已审核

②．商品详情是否备注为期货

③．商家店铺，找寻客服人员咨询情况

5.登陆平台无经费，无法采购

① 经费负责人需要进行经费激活更新

账户管理——课题项目管理 ——更新课题/项目/经费号

②．如若不是经费负责人，需联系经费负责人进行授权

6.经费冻结

 下单过程中，在提交订单时务必选择正确的项目经费号，由于平台与财务系统做了对接，对于下单时选择的项目经费号，财务系统会对本次订单金额进行冻结，避免经费超支。

7. 平台对供应商入网进行审核，行为（渠道、价格、规范性）进行日常监管；约法三章（不卖水货假货、不开假票、线上价格不得高于线下，违反双倍赔付差价、逐出平台等）；通过订单商品评价、供应商信用评级等进行日常管理。

8.平台买不到怎么办？

（1）可以联系平台工作人员协助指导搜索方法或联系相关商家补充产品；

（2）可在平台“求购信息发布”区发布求购信息；

（3）可以推荐熟悉的相关供应商入驻平台，平台会根据需求不断丰富拓展品类。

求购信息发布的流程：会员中心—竞价管理—求购信息管理—求构信息发布—平台首页求购信息栏显示求购信息。

9.平台有产品价格高怎么办？

（1）联系平台工作人员进行核实价格，全网进行比选，提高遴选能力；

（2）平台商家线上产品价格高于线下销售的情况下可以进行差额双倍赔付；

（3）平台上没有的价格好的商家可以推荐入驻平台。

10.平台操作不熟悉，不太会用

（1）平台有服务人员随时可以进行操作辅导；

（2）定期组织培训，制作操作手册、操作视频等工具供大家学习了解；

（3）服务人员联系方式： 简志聪 手机：13971011541（同微信）
  QQ群：1729088528       采购与招标中心：周老师0717-6399001