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采购与招投标管理处档案管理制度
2015-11-16 17:38 采招处  审核人:

采购与招投标管理处档案管理制度

(经2015429日三峡大学采购与招标工作领导小组会议讨论通过

 

第一条  为加强学校采购与招投标档案管理,根据教育部《普通高等学校档案管理办法》,结合学校实际,制定本细则。

第二条  采购与招投标档案必须严格地执行学校档案管理规章制度,技术整理符合学校档案馆规定的业务技术标准。

第三条学校采购与招投标档案归口档案馆和采购与招投标管理处共同管理。档案馆负责对采购与招投标档案的指导、监督、检查,以及移交档案馆的档案的存放、查阅和保管期满档案的销毁等工作。采购与招投标管理处负责档案的立卷、归档、保管(移交档案馆前)、查阅、销毁等工作。

第四条采购与招投标档案包括以下类别:

(一)文书档案类

学校及采购与招投标管理处有关采购与招投标的相关管理办法、制度、文件、会议纪要、统计报表等。

(二)业务档案类

1、设备采购类。

2、基建工程及维修类。

3、教材、图书、药品等综合类。

第五条业务档案归档清单

1、采购申请(含业务部门和财务部门审批意见等)。

2、确定采购方式和邀请供应商名单会议记录表。

3、招标文件(邀标文件、竞争性谈判邀请函、询价函等)。

4、评标会议评委、监督小组成员及用户签到表。

5、供应商签到表。

6、开标报价登记表。

7、评委评分表。

8、评分汇总表。

9、评标结果记录表。

10、中标供应商的投标文件。

11、中心内部的合同审签单。

12、采购合同。

第六条采购合同签订后,经办人应及时将招投标工作原始记录收集、整理、立卷、移交给立卷员立卷。兼职档案员应在采购合同订立后,及时督促立卷员做好立卷归档工作。

第七条  档案的利用。利用招投标档案应按《招标投标法》、《档案法》和《档案法实施办法》的有关规定办理借阅手续。采购与招投标管理处建立档案查阅、复制登记制度,保证档案查阅方便、安全。设立档案借阅登记薄,记载借阅的时间、目的、内容及借阅人。借阅、复制档案须经采购与招投标管理处负责人批准并办理登记手续。招投标档案原则上不得外借。

第八条档案室的建设应当符合国家颁发的《档案馆建筑设计规范》和《档案库房技术管理暂行规定》的要求,应当具有防盗、防火、防光、防尘、防潮、防霉、防有害生物和防污染等安全设施,不得在危房和不安全的环境中保管档案。对破损、霉变、散失的档案,应当及时采取修补、复制、收集等补救措施,确保档案的安全与完整。

第九条招投标档案管理有关人员离开工作岗位前,应清理有关工程档案资料及时整理归档;不得擅自处理或带走。禁止任何单位和个人倒卖、涂改、伪造招投标档案。

第十条  采购与招投标管理处应明确分管负责人、兼职档案员、立卷员的档案管理责任,并定期或不定期对档案管理工作进行检查。单位档案负责人负责单位档案管理工作,兼职档案员负责档案的整理、归档和保管,立卷员负责完整、及时地立卷。

 

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